В литературе по финансовому контролю широко представлено разнообразие ревизий и проверок. Как-то: сквозные, тематические, комплексные, отраслевые и так далее и тому подобное. Но почти ничего не рассказывается о видах главного итогового документа – письменном акте. Здесь вы вправе заметить: «А что расписывать? Проверил, написал, выдал официальную бумагу за подписями двух сторон в форме акта и порядок».
Между тем, до превращения проверочной бумаги в окончательный акт проходит определённое время, на протяжении которого упомянутый документ пребывает в разных формах. Сначала в черновом виде, после этого в виде предварительного варианта акта и только потом «писанина» превращается в окончательный вариант официального акта.
Правда существует ещё вариант, четвёртый. Когда после подписания окончательного варианта акта, проверяющая сторона вдруг обнаружила неточности, и официально выразила своё несогласие по поводу включения отдельных моментов, ничего не имеющего общего с действительным положением дел. В создавшейся ситуации проверяющему специалисту придётся внести редакционные правки в окончательный вариант акта.
Теперь по порядку.
I. Черновой вариант. Рождается, как минимум, за неделю, а то и пораньше до календарного срока окончания ревизии или проверки. В нём структурируются факты по должностной принадлежности, степени важности и уровню серьёзности в увязке с решением контрольных задач.
Черновой вариант это что-то вроде «конвы» будущего акта. С черновым вариантом некого не знакомят, разве что его читает непосредственный руководитель проверяющего. В некоторых случаях с «черновиком» акта можно познакомить «субъекта». Вернее не с написанным текстом, а устно на словах. Иногда проверяющий такое практикует, чтобы услышать, прочувствовать позицию противоположной стороны.
В черновом варианте допускаются мелкие ошибки и незначительные несоответствия. Это нормально, поскольку далее он будет неоднократно проверяться, уточняться, прежде чем, примет удобоваримую форму предварительного варианта акта.
II. Предварительный вариант. Является почти что окончательным актом. Во всяком случае, этот документ должен быть составлен таким образом, чтобы при отсутствии существенных возражений со стороны «субъекта» его сразу можно было обоюдно взять и подписать.
Слово «предварительный» вводится ещё и для того, чтобы руководитель и главный бухгалтер ощущали, обладали возможностью внесения со своей стороны правок, меняющих положение дел в ту или иную сторону. Проверяющему будет удобней на этом этапе что-то подправить либо исключить, чем потом заниматься с письменными возражениями, которые могут возникнуть на этапе подписания окончательного варианта акта.
III. Окончательный вариант. Это официальный документ с Большой буквы. «Акт ревизии финансово-хозяйственной деятельности». Хорошо и грамотно изложен, со всеми согласован и кем надо подписан. Их – актов, не бывает одинаковых, они отражают лицо проверяющего специалиста, его профессиональный уровень и компетенции. От его содержания, порой, зависит судьба многих людей, в том числе и самого ревизора. Он в ряде случаев ложится в основу доказательной базы и определяет вину при совершении злоупотреблений, растрат и хищений. Причём не только вину, но и сроки.
Всё перечисленное говорит о высочайшей степени серьезности, с которой должен относиться проверяющий к этому документу.
Итак, у нас получается, что вначале карандашные наброски, потом авторский черновик, после чего предварительный вариант акта, а уж потом окончательный – официальный документ со всеми «делами», которые из него могут вытекать.
О промежуточном, основном и сводном актах в другой раз.
