Довольно часто спрашивают: «А не можете ли вы простыми словами описать тот или иной алгоритм практических действий ревизора К примеру — алгоритм проверки складского хозяйства, когда целью является определение реальности движения числящихся по учёту материальных ценностей с одновременным подтверждением на финишной прямой их документальных остатков.
Итак, не долго думая, попробую представить таковой (алгоритм), причём без витиеватых ссылок на действующие положения и инструкции.
Итак:
1. Для начала хорошо бы подобрать все имеющиеся на этот счёт документы, так или иначе относящиеся к проверяемым материальным ценностям. А именно: накладные на их поступление и на отгрузку с накладными по части внутреннего перемещение ценностей вместе с актами на списание ценностей и копиями приходных и расходных складских ордеров. Пригодятся для проверки и договора на покупку и продажу ценностей, различные спецификации, именные доверенности, товарно-транспортные накладные.
2. После чего следует заняться внимательной проверкой вышеперечисленного документального массива на предмет соответствия указанных в них данных. Здесь главное, чтобы количественно-суммовые показатели накладных или актов на списание ценностей совпадали с данными складских ордеров, как и обозначенные в них календарные даты. При этом надо иметь виду, что подписи лица производившего приём и отпуск ценностей в накладной и ордере должны быть полностью идентичны. В случае обнаружения расхождений, возникновения каких-либо сомнений необходимы обстоятельные пояснения, например, бухгалтера материальной группы.
3. Далее можно запросить в бухгалтерии официально заверенную ими ведомость движения материальных ценностей за контрольный период с остатками на требуемую дату. В этом документе увидим по каждой позиции остаток на начало проверяемого периода, приход, расход и остаток на конец проверяемого периода в чётких единицах измерения: штуках, десятках, партиях, комплектах.
4. Теперь с особой скрупулезностью приходно-расходную операцию сверяем с первичными бухгалтерскими документами (накладными, актами на списание) на предмет одинаковости количества материальных ценностей, стоимости за единицу измерения и суммы операции. При расхождении поднять копию складского ордера и позвать бухгалтера.
5. По окончании проверки данных первичных документов, копий складских ордеров и ведомости движения и остатков материальных ценностей для убедительности проверяем итоговые данные простым арифметическим действием: остатки на начало проверяемого периода плюс приход по документам, минус расход документам. Полученный остаток в идеале должен равняться остатку по ведомости, составленной и заверенной бухгалтерии и конечно остатку в карточке складского учёта.
6. Однако проверка будет не полной, если не сходить на склад и не снять в оперативном порядке имеющиеся фактические остатки у материально-ответственного лица, причём с соблюдением всех правил внезапности, как для складского персонала, так и для сотрудников бухгалтерии. Для бухгалтерии в особенности, поскольку они как раз могут быть заодно с кладовщиком. Неожиданный визит на склад не позволит лицам, совершавшим манипуляции (злоупотребления) привести в порядок возможно имеющиеся расхождения.
7. Явившись на склад с заранее подобранными первичными документами следует затребовать аналогичные документы у кладовщика вместе с карточками складского учёта и опять же очень внимательно все их сверить с прицелом на обнаружения возможных расхождений. Если таковые возникли – незамедлительное письменное объяснение от кладовщика и бухгалтера.
8.Продолжаем проверку и проводим сличение складских ордеров с имеющимися записями складского учёта по количеству ценностей, принятой номенклатуре, присвоенным кодам, календарным датам, получившим и отпустившим лицам. Причины малейшего расхождения обязательно уточняются до конца без веры на честное слово.
9. После этого пересчитываются остатки, указанные в карточках складского учёта по формуле: «остаток + приход – расход = остаток».
10. В заключении вместе с кладовщиком и присутствующим бухгалтером пересчитываются реальные остатки проверяемых материальных ценностей, которые сверяются с выверенными учётными данными. Если всё сошлось — вопросов нет. При выявлении расхождений результат проверки актируется с вытекающими последствиями. Недостача, объяснения, приказ, возмещение.
P.S. Вероятно обнаружение излишков материальных ценностей, а это значит, что, вернувшись к себе в кабинет, к бухгалтерским документам ревизору придётся поломать голову на тему, откуда они всё-таки взялись и не являются ли они ниточкой к разгадке более серьёзного хищения.
