Известно, по крайней мере, около пятидесяти методов и способов фактического и документального контроля. В этом перечне особняком присутствует возможность истребования у должностного ответственного работника, материально-ответственного лица объяснения в письменной форме.
Несмотря на то, что письменное объяснение играет особую значимость в деле ревизии (проверки) содержательная часть его не может ставиться во главу угла — закладываться в основу документального акта. С помощью объяснения лишь подтверждается или опровергается тот или иной факт из финансово-хозяйственной жизни предприятия. Недаром в ревизорской среде бытует поговорка, что «на одном объяснении акта не построишь».
Вместе с тем, отказываться от информации, получаемой в ходе общения с подконтрольным «субъектом», никак нельзя. Особенно в сегодняшней ситуации, когда по документам всё вроде бы тип-топ, а сомнения по части так это или не так — одолевают.
В каких же случаях может возникнуть необходимость во встрече с определённым должностным работником проверяемой компании?
Во-первых, когда по ходу проверки устанавливается бухгалтерский или другой документ, прямым или косвенным образом свидетельствующий о необоснованном действии, незаконной операции, причём составленный правильно во всех отношениях.
Во-вторых, когда обнаруживается документ, пусть даже с незначительными видимыми или невидимыми отклонениями.
В-третьих, когда имеются два или более документов, отражающих одну и ту же операцию, но не стыкующихся между собой по ряду совпадающих признаков-моментов.
В-четвёртых, когда возникают предположения или догадки о незаконности финансово-хозяйственной операции даже без ознакомления с бухгалтерскими (иными) документами на этот счёт.
Помимо обозначенных выше случаев, официальное письменное объяснение может также запрашиваться у ответственных должностных лиц по результатам инвентаризации, контрольного запуска сырья, обмера выполненных объёмов работ, визуального осмотра или обследования. Одним словом, по итогам любого проведённого контрольного мероприятия или проверочного действия.
Вот почему возможность истребования письменного объяснения прописывается в должностных правах контролера, а иногда даже обуславливается полномочиями службы внутреннего контроля.
Но как определить проверяющему для будущей беседы нужного человека, способного с готовностью что либо подтвердить или опровергнуть, причём в формате А4.
Опытный профессионал с внушительными служебными полномочиями может пригласить для общения кого только заблагорассудится. При этом наверняка кто-нибудь из них что-то дельное скажет. В свою очередь, начинающий контролёр позовёт к себе в кабинет для собеседования не менее представительную группу должностных и ответственных в надежде, что кто-то из них проболтается. И то и другое окажется не совсем правильным.
Ни метод статистических выборок и случайных чисел, никакие формулы не годятся. Требуется вдумчивый взгляд на совершенно конкретную ситуацию и её детальный анализ с получением на выходе пусть даже некоторой уверенности в том, что действительно рассматриваемая операция есть необоснованная или незаконная, которую может прокомментировать её непосредственный участник или сторонний наблюдатель. Опираясь не это и можно сформировать круг весьма полезных для общения сотрудников подконтрольного предприятия.
