В целом, как и подобает любой более-менее приличной компании, постановка учёта, его ведение и отчётность, тем более такого серьёзного предприятия, соответствует заведённым правилам и нормам. До выхода на объект никоим образом и не ожидалось увидеть запущенности бухгалтерского или материального учёта. В данном секторе экономики это, в принципе, невозможно, в отличие от бизнеса, что по проще и пониже, где могут и допускаются непозволительные отступления от норматива.
Однако, при всей заформализованности и бюрократизации производимых трат, что порой бывает не в меру излишней, постороннему человеку, тем более, если он заточен под контрольную функцию, сразу бросаются в глаза отдельные моменты, при внимательном рассмотрении которых прослеживаются мягко сказать нарушения, а если более открыто сказать – факты, граничащие с должностными злоупотреблениями. Хочется заметить для тех, а может и сказать тому, кому по штату положено проверять, что на них лежит своя доля ответственности. Ведь кто, как ни они, например, дважды в прошлом году выходили для осуществления контроля. При определённом стечении обстоятельств и неблагоприятном развитии событий те, кому было положено проверять и те, кто непосредственно проверял, несут существенные риски.
До прибытия на объект мы специально не запрашивали никакие справки и отчёты. Во- первых, не имели полного права для этого. Во-вторых, с необходимыми данными мы ознакомились на открытом корпоративном сайте компании. На самом деле подготовительный этап в контроле является наиважнейшим, поскольку уже в ходе его можно определить тонкие места, и даже, вскрыть нарушения, либо увидеть то, что на них нацеливает.
Своеобразным тормозом контрольного процесса является отсутствие на рабочем месте должностных лиц, ответственных за решения, действия и операции. В рассматриваемом случае это были до недавнего времени работавшие и, недавно уволенные – директор компании и бухгалтер. Однако, высший уровень контрольного мастерства и заключается именно в том, что нарушения и злоупотребления вскрываются, так сказать сидя на стуле смотря в программу, изучая бумаги. Иногда очень хочется спросить, причём без этого не обойтись, дабы скорее дойти до факта и быть уверенным в нём. Но в этот раз не тот случай и мы не имели широких прав ходить, смотреть, выяснять и расспрашивать. Всё же в компании работает большое число людей, причём разных по характеру и взглядам на то, что вокруг происходит.
Любая проверка, и наша здесь не исключение, проводится по плану. План, безусловно, был. Если его представить в блочном виде, то хотелось посмотреть материальную основу компании с завязанной затратной частью, включая разного рода приобретения и списание, а также обратить внимание на расходование фонда заработной платы, когда он касался бы сказанного выше. Однако в день приезда и при первом общении мы поняли, что на всё про всё нам отводится неделя. Исходя из этого, намеченный контрольный проект был переформатирован, чтобы за четыре, максимум пять дней можно было увидеть результат.
Предполагаемую выборочную инвентаризацию отложили сразу, поскольку за день-два её по толком качественно не провести. На основе просмотренных инвентаризационных материалов, сделали вывод о её полной формальности, то есть она фактически и, скорее всего не проводилась. С одной стороны это как бы сложившаяся практика. Но с другой не стоит забывать, что «инвентарка» необходима не только для выявления недостач, но и для того, что бы «материальщики» знали своё место и чувствовали, что они всегда под контролем.
Теперь о заработной плате, которая занимает весомый удельный вес в общей сумме расходов. Нами было решено не касаться данного вопроса, поскольку если туда влезешь — не будет конца и края тому, о чём руководству доподлинно известно. Здесь и подставные и вымышленные и знакомые друзья соседей родственников. Хотя кадровая служба компании по ощущениям была в ожидании неких проверочных действий с нашей стороны. Если заниматься зарплатой, то это отдельная тематическая история с открытыми контрольными действиями, общением с людьми и так далее и тому подобное.
Касаемо приобретения основных средств или, как говорится всего недвижимого, движимого и ценного. Данные операции всегда на виду. Например, замечательно, что обновились компьютеры и купили планшеты с ноутбуками. Не удалось выйти и посмотреть на них. Но если бы так случилось, то сразу же обратили бы внимание на их начинку. Как показалось, начинка могла не соответствовать стоимости. В одном документе это АРМ, в другом Lenovo. Но Lenovo бывают разные, например, за 32 тыс. руб., приобретённые компанией, за 70 тысяч как у него дома и за 18 тысяч, которого могло быть и вполне достаточно для решения именно этих задач.
В компании достаточно большое количество оргтехники, во всяком случае, по данным учёта. С её ремонтом и обслуживанием понятно. Очень сложно установить истину, нужен глаз да глаз за теми, кто этим занимается, и кто в этом разбирается. Что касается расходных материалов, то здесь несколько проще. Мы, конечно, обратили внимание на договор, согласно которому последний раз приобретено 242 картриджа на шестьсот с лишним тысяч рублей. Поставка была во второй половине 2015 года. С учётом имеющихся актов на списание их должно быть в наличии чуть более сотни. А теперь немного статистики: если за вторую половину 2015 года их было списано 108, то за весь прошедший 2016 год только 92 картриджа. То есть в два раза меньше. Отсюда делай выводы. Конечно, следовало бы выйти да посмотреть — где они, у кого, для каких принтеров, сканером и ксероксов и новые они или трижды перезаправленные. Не думаю, что всё сошлось бы. В одном из кабинетов бухгалтерии, мы обратили внимание на дорогостоящий неработающий ксерокс. Девушка, сидящая слева у окна, к слову сказать, успела таки заметить, что печатать и ксерить совершенно не на чем и это когда на остатке числится более ста единиц картриджей.
Если есть оргтехника и расходные материалы, то обращается внимание на бумагу. А вот её как раз было приобретено 1.5 тысячи пачек или 750 (семьсот пятьдесят) тысяч листов. В этом направлении также требуется контроль и учёт. Бумага приобреталась в компании «Комус» по 204 рубля за пачку. Между тем, держа в руках лист бумаги, ощущается, что сорта она ниже среднего, а значит значительно дешевле той, которая оплачена по счёту. К тому же низкосортная бумага нежелательна для использования в современных принтерах. Отсюда и частый преждевременный ремонт.
В компании существует категория материалов, способных списаться сразу и без особых усилий. Имеется в виду мыло, чистящие средства, туалетная бумага, освежители и прочая там химия. Конечно, списание проблематично проследить, да порой, и незачем. Тогда стоит обратить пристально внимание на закупку такого товара. Например, только из одного договора видно приобретение моющих средств почти на 400 тысяч рублей. Мы не успели отработать данный договор, но правдоподобность моющих средств в обозначенном количестве и ассортименте остаются под вопросом и будут выясняться в следующий раз.
Повествование можно было продолжить, однако всё самое-самое отражено на страницах документального акта. Кстати, к его изложению мы подошли не совсем стандартно. Убрали всё лишнее, не стали погружаться в анализ, исключили описание всего того, что смотрели. Для себя же сделали некий вывод, хотя делать выводы не в наших правилах. Наше дело устанавливать, устранять и упреждать, выводы прерогатива заказчика контрольного проекта.
Если посмотреть на всё произошедшее с другой стороны, то ничего особенного не произошло. Просто надо более профессионально ко всему подходить и более грамотно всё оформлять. Особенно, когда дело касается расходования средств. А то порой получается, что гражданский и налоговый кодекс соблюдается, а ряд иных более серьёзных кодексов, игнорируются.
В действительности, вскрытые факты заслуживают пристального внимания, а то и требуют особого разбирательства, в части тех людей, кто их допустил и не обнаружил ранее. Хорошо, если такая картина обрисовалась только в данной конкретной компании. А если она присуща многим подобным компаниям. Тогда прослеживаются серьёзные риски не только для бухгалтеров и хозяйственников, которые, в конце концов, могут уволиться и всё. Но и для более представительной высокой линейки должностной категории лиц, включая внутренних и внешних аудиторов, которые были обязаны контролировать финансово-хозяйственную деятельность данной компании.
И в заключение можно посоветовать с определённой периодичностью и своевременно осуществлять проверочные процедуры, причём лучше силами независимых контрольных организаций. Ещё лучше, вовремя пользоваться подсказками упреждающего характера. И конечно, не избирать для себя самым лучшим вариантом – увольнение.
