Подготовка хорошей рекомендации дело не шуточное и является для ревизора задачей не из лёгких. Приказ по результатам контроля сделать значительно проще: констатируем факты и даём результативную часть.
Вместе с тем, поверяемый «субъект» ожидает не приказ с наказанием, а толковую рекомендацию с дельными мыслями. Суть даваемой рекомендации заключена в определении «возможных возможностей», направленных на реальное повышения эффективности деятельности проверенного предприятия и улучшения показателей его работы. Рекомендации, должны отвечать ряду требований, а при их подготовке желательно руководствоваться следующими критериями и соображениями.
Рекомендации должны основываться исключительно на проверочных материалах и выводах, вытекающих из этих проверочных материалов.
Рекомендации должны ставить целью устранение основных причин существования конкретного недостатка или проблемы, обозначенных в проверочных материалах.
Рекомендации должны быть ясными, сжатыми, простыми по форме и достаточно подробными для их понимания в случае, если они рассматриваются отдельно.
Рекомендации должны быть достаточно общими, а именно – что в принципе необходимо сделать для устранения выявленных недостатков, при этом вопрос о конкретных мерах по их устранению оставляется на усмотрение руководства.
Рекомендации должны быть направлены на принятие конкретных мер, то есть они, рекомендации, должны быть динамичными и обращены в адрес тех, кто отвечает за принятие соответствующих мер либо уполномочена принимать таковые.
Рекомендации должны быть позитивными с точки зрения их тональности и смыслового содержания.
Рекомендации должны быть практическими, то есть реально выполнимыми в разумно отпущенный для этого календарный срок с учётом правовых и других ограничений.
Рекомендации должны быть экономически эффективными, то есть расходы, связанные с их реализацией, не должны превышать полученную выгоду (в рекомендациях следует приводить количественную оценку сэкономленных средств и потенциальной выгоды и акцентом на то, что выполнение данных рекомендаций не будет сопряжено с бюрократической нагрузкой, увеличением документооборота, расширением штата и прочее).
Рекомендации должны быть ориентированы на результаты, то есть они должны давать представление об ожидаемых результатах, которые лучше всего выразить так, чтобы их можно было оценить и измерить, одним словом ощутить
Рекомендации должны быть такими, чтобы их можно было проверить на выполнение. При этом они должны быть последовательными и сочетаться с остальными принимаемыми управленческими решениями
Рекомендации следует готовить на этапе выявления того или иного недостатка с учётом мнения ответственных лиц, которые по долгу службы обязаны будут работать над их устранением.
Рекомендации, касающиеся изменения внутренних нормативных документов, рабочих регламентов, внутрифирменных инструкций всегда требуют взвешенного подхода.
Следует отметить, что рекомендации не являются документом, формально закрывающим итог очередного контрольного проекта. Это документ с Большой Буквы, за исполнение которого отвечают обе стороны, и проверяющий и проверяемый. Наверное поэтому автору рекомендации необходимо знать, например, а согласно ли с ним проверенное предприятие, намерено ли оно их реализовывать на практике. Если же нет, то по какой причине: в силу невозможности или несостоятельности. Исходя из этого рекомендации надо скорректировать с учётом вновь открывшихся обстоятельств.
Одним словом хорошую ревизию, проверку должен завершать не «расстрельный» приказ, а полезная рекомендация — предложение, направленное на улучшение работы подконтрольного объекта.
