Вообще-то, подготовка письменных рекомендации задача не из лёгких. Приказ по результатам контроля сделать значительно проще, чем выпустить пакет дельных предложений. Наш «субъект» по окончании ревизии, проверки больше ожидает не приказ с жёсткими наказаниями, а толковую рекомендацию с дельными мыслями, которая не освещала бы по типу приказа его прошлые заслуги, а действительно улучшило бы работу его компании. Отчего хорошую рекомендацию и сложно написать, но только не опытному контролёру, изучившего за месяц досконально всю финансово-хозяйственную деятельность объекта.
Суть рекомендации заключена в указаниях на возможности существенно улучшить качество работы компании и как следствие, повысить показатели его работы. Рекомендация может касаться какого-то отдельного недостатка или ряда связанных между собой недостатков. Эффективные, для проверенного «субъекта» рекомендации, должны отвечать определённым требованиям. Для чего при их подготовке желательно руководствоваться следующими критериями и соображениями.
- Рекомендации должны основываться на соответствующих проверочных материалах и выводах, вытекающих из этих материалов.
- Рекомендации должны ставить целью устранение основных причин существования данного недостатка или проблемы, обозначенных в проверочных материалах.
- Рекомендации должны быть ясными, сжатыми, простыми по форме и достаточно подробными для их понимания в случае, если они рассматриваются отдельно.
- Рекомендации должны быть направлены на принятие конкретных мер — должны быть динамичными и обращены в адрес тех, кто отвечает за принятие мер, либо уполномочен их принимать.
- Рекомендации должны быть позитивными с точки зрения их тональности и смыслового содержания.
- Рекомендации должны быть практическими, то есть реально выполнимыми в разумно отпущенный календарный срок с учётом правовых и других ограничений.
- Рекомендации должны быть экономически эффективными, то есть расходы связанные с их реализацией, не должны превышать полученную выгоду. При этом в рекомендациях следует приводить количественную оценку сэкономленных средств и потенциальной выгоды и акцентом на то, что выполнение данных рекомендаций не будет сопряжено с бюрократической нагрузкой, увеличением документооборота, расширением штата и прочее.
- Рекомендации должны быть ориентированы на результаты, то есть должны давать представление об ожидаемых результатах которые лучше всего выразить таким образом, чтобы их можно было оценить и измерить, одним словом ощутить.
- Рекомендации следует составлять таким образом, чтобы их можно было проверить их выполнение, в частности, чтобы можно было определить, были ли приняты какие-либо меры по устранению недостатков.
- Рекомендации должны быть последовательными и сочетаться с иными принимаемыми управленческими решениями.
И ещё пара моментов:
- Рекомендации следует готовить на этапе выявления того или иного недостатка, причём с учётом мнения ответственных лиц которые по долгу службы обязаны будут работать над их устранением.
- Рекомендации, касающиеся изменения внутренних нормативных документов, рабочих регламентов, внутрифирменных инструкций требуют особенно взвешенного подхода.
Следует отметить, что рекомендации не являются документом, формально закрывающим итог очередного контрольного проекта. Это документ с «Большой Буквы», за исполнение которого отвечают обе стороны, и проверяющий и проверяемый. Наверное поэтому автору подготовленных рекомендации необходимо знать, например, а согласно ли с ним само предприятие и намерено ли их реализовывать на практике, а если нет, то по какой причине, то ли в силу невозможности, несостоятельности либо по другим причинам. Если так, рекомендации следует скорректировать с учётом вновь открывшихся обстоятельств.
Одним словом контрольный проект должен завершать не строгий приказ, а рекомендация-предложение, направленные на улучшение работы компании которую мне доверили проверить.
